Situasi pandemi Covid-19 membuat sebagian besar kantor harus mengadopsi sistem bekerja dari rumah atau work from home (WFH). Namun, banyak kantor yang belum mampu menyediakan infrastruktur mumpuni untuk mendukung implementasi kerja jarak jauh.
Salah satu kendala yang umum dijumpai adalah penyediaan layanan file server dan sharing konvensional. Hal ini membuat karyawan justru sulit mengaksesnya ketika WFH. Sebab, data hanya dapat diakses melalui jaringan internal kantor.
Oleh sebab itu, perusahaan dapat memilih terdapat beberapa layanan server modern yang dapat mendukung sistem WFH, seperti virtual private network (VPN), software as a service (SaaS), dan network attached storage (NAS). Masing-masing layanan pun memiliki keunggulan dan kekurangan.
Lalu, apa saja hal yang perlu dipertimbangkan oleh kantor dalam memilih layanan file server untuk mendukung produktivitas karyawan selama WFH? Simak empat tip berikut.
Kemampuan akses jarak jauh
Selama WFH, kemungkinan besar karyawan akan mengakses data melalui perangkat dan platform berbeda. Oleh sebab itu, kantor perlu menyediakan layanan yang dapat diakses dari jarak jauh menggunakan berbagai perangkat dan platform.
Layanan public cloud dan NAS dapat menjadi pilihan. Sebab, layanan tersebut tidak hanya dapat diakses melalui portal web, tetapi juga melalui perangkat pada platform berbeda, seperti Windows, Mac, Linux, serta aplikasi seluler pada perangkat berbasis iOS dan Android. Public cloud dan NAS juga akan memudahkan karyawan untuk berkolaborasi secara online dari jarak jauh, seperti melalui docs, slides, dan spreadsheet.
Kemudahan migrasi dan kurva pembelajaran
Selain mempertimbangkan kemampuan akses jarak jauh, kantor juga perlu memilih layanan yang dapat diimplementasikan dengan mudah, baik oleh tim teknologi informasi (IT), maupun karyawan lain. Bagi admin IT, layanan tersebut harus dapat mendukung layanan direktori yang ada dan mengurangi risiko migrasi. Di sisi lain, layanan itu juga harus mudah untuk dinavigasi sehingga kurva pembelajaran bagi karyawan dapat dijaga agar tetap minimum.
Untuk diketahui, penggunaan layanan VPN dapat membawa dampak minimal bagi manajemen IT. Namun, sistem dan pengaturan VPN terkadang bisa merepotkan karyawan. Sementara itu, layanan public cloud dan NAS dapat menjadi solusi yang memudahkan karyawan. Sebab, layanan ini memiliki software cloud pribadi bawaan sehingga dapat mempertahankan file map drive yang ada. Di samping itu, keuntungan lain dari NAS adalah kompatibel untuk layanan lightweight directory access protocol (LDAP) atau Windows.
Layanan back-up bawaan
Dalam memilih layanan file server, kantor juga perlu mempertimbangkan keamanan dan back-up data secara menyeluruh. File server yang memiliki solusi back-up bawaan akan memudahkan tim IT untuk mengamankan data dan menghindari risiko kehilangan data. Di sisi lain, tim IT juga tidak perlu menghubungi banyak penyedia layanan berbeda untuk mengamankan data.
Untuk memudahkan tim IT dalam memonitor atau memulihkan data jika tidak sengaja terhapus, mekanisme back-up juga sebaiknya memiliki portal pemulihan sendiri. Selain itu, dengan memiliki file server yang sudah dilengkapi solusi back-up bawaan, kantor juga dapat meminimalisasi biaya atau bujet operasional.
Total biaya kepemilikan (TCO)
File server konvensional biasanya memerlukan biaya yang lebih besar. Biaya tersebut mencakup lisensi software, hardware, akses klien (CAL), dan VPN bagi karyawan yang bekerja secara remote. Oleh sebab itu, layanan public cloud dapat menjadi solusi yang cocok untuk diimplementasikan pada kantor dengan jumlah karyawan sedikit. Selain lebih hemat dalam jangka pendek, biaya berlangganannya juga lebih transparan.
Namun, bagi kantor yang berencana memperluas bisnis, layanan public cloud dapat menimbulkan tantangan finansial. Seiring dengan peningkatan jumlah karyawan, biaya berlangganan public cloud juga akan melesat naik.
Oleh karena itu, solusi layanan NAS dapat menjadi alternatif yang lebih ekonomis bagi perusahaan yang sedang berkembang. Selain menyediakan private dan public cloud dalam satu server, solusi NAS bebas lisensi sehingga tidak memerlukan biaya tambahan.