Bekerja dari rumah telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari jutaan karyawan dalam mendukung transformasi global. Merebaknya pandemi virus corona sejak 2020 menyebabkan ribuan perusahaan kecil, menengah, dan besar memulangkan stafnya untuk bekerja dari jarak jauh, praktis tanpa waktu persiapan, serta masalah privasi data yang kian mendesak. Untuk mengatasi hal tersebut, berikut adalah rekomendasi yang dapat dilakukan guna menjaga kepatuhan dan privasi data saat harus bekerja dari rumah:
1. Gunakan perjanjian perlindungan data
Idealnya, pengusaha seharusnya sudah membuat perjanjian kebijakan tertulis dengan karyawannya mengenai bekerja dari rumah. Hal itu dilakukan sebelum mereka menghabiskan hari kerja pertama mereka di luar kantor. Waktu terbaik untuk membuatnya adalah sekarang. Bagaimanapun juga, lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali.
Perjanjian seperti itu, yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, tidak boleh diambil dari template standar dari internet. Namun, semua itu harus disesuaikan secara individual dengan situasi perusahaan dan harus diinformasikan kepada karyawan tentang kewajiban mereka. Bagaimanapun juga, hal tersebut harus mencakup kebijakan kerahasiaan yang juga berlaku untuk anggota rumah tangga lainnya. Terlebih lagi, tempat kerja tidak dipisahkan dengan jelas dari bagian rumah lainnya.
2. Pisahkan pekerjaan dan kehidupan pribadi
Tergantung pada situasinya, solusi terbaik bagi karyawan yang bekerja dari rumah adalah kantor mereka sendiri yang dapat dikunci. Jika ini tidak memungkinkan, layar setidaknya harus dilindungi dari mata yang mengintip. Filter privasi dan film adalah opsi dalam kasus ini.
Perangkat lunak dan perangkat keras, seperti laptop dan program kantor umum, juga harus disediakan sepenuhnya oleh pemberi kerja. Dengan cara ini, komputer kerja hanya akan digunakan untuk keperluan kerja, dan penggunaan pribadi hanya akan dilakukan di luar jam kerja. Tentu saja, panggilan telepon rahasia tidak dapat dilakukan di hadapan pihak ketiga.
3. Enkripsi data dan atur kata sandi
Enkripsi di rumah dimulai dengan melakukan cek koneksi internet yang terpasang dirumah. Misalnya, koneksi WiFi terbuka lebih nyaman, tetapi jaringan LAN jauh lebih aman. Jika mencolokkan kabel itu merepotkan, kamu bisa merasa nyaman karena koneksi LAN juga harus lebih cepat.
Sekarang, ada berbagai layanan messenger terenkripsi untuk komunikasi internal perusahaan. Namun, hard drive di komputer kerja itu sendiri juga harus dienkripsi, dan setelah tidak aktif selama maksimal sepuluh menit, layar akan terkunci secara otomatis.
Otentikasi dua faktor saat login juga menawarkan keamanan tambahan. Di sinilah smartphone, misalnya, digunakan sebagai perangkat independen kedua. Stik USB yang dibiarkan tergeletak tidak hanya merupakan risiko privasi data utama di kantor pusat. Jika ini tidak dapat dihindari, enkripsi juga merupakan pilihan. Pada akhirnya, mungkin ada baiknya memblokir port USB sepenuhnya untuk penyimpanan eksternal.
4. Tetapkan standar yang tepat
Karena merebaknya COVID-19, krisis global juga menyebabkan standar dalam hal privasi data tergelincir. Pemerintah, otoritas pengawas, pengusaha, dan karyawan telah dipaksa untuk berimprovisasi, dan apa yang kemarin tampak tidak terbayangkan sekarang menjadi kenyataan.
Namun, bahkan jika parameter telah berubah karena krisis, ini tidak berarti kita boleh mengesampingkan privasi data. Sebaliknya, hal ini harus dievaluasi, dan standar baru harus ditetapkan. Untuk itu, semua tindakan yang melanggar hak-hak orang lain harus segera diurus.
5. Pertahankan kontrol
Bekerja dari rumah membutuhkan perjanjian tertentu dari pihak pemberi kerja. Pengalaman menunjukkan bahwa kepercayaan ini mampu ditepati. Panggilan pemeriksaan yang bertele-tele dan tidak masuk akal serta dapat memiliki efek yang menurunkan motivasi tentunya tidak perlu ditepati.
Namun demikian, pemberi kerja masih memiliki tanggung jawab atas privasi data saat bekerja dari rumah dan oleh karena itu harus memastikan sarana kontrol tertentu. Di sisi lain, tempat perlindungan rumah sendiri diberikan perlindungan ekstra khusus oleh konstitusi. Oleh karena itu, kunjungan mendadak ke rumah karyawan tidak mungkin dilakukan sejak awal. Namun, perjanjian kantor pusat harus menentukan bagaimana tindakan pengendalian dapat dilakukan untuk menjaga privasi data.
