Apa itu “cloud service”? Pada era digital ini, istilah tersebut makin banyak digunakan. Cloud service adalah layanan komputasi awan melalui koneksi internet. Tujuan utama penggunaan cloud service adalah untuk mendukung kegiatan bisnis dalam perusahaan agar berlangsung lebih cepat, mudah, dan murah.
Salah satu layanan komputasi awan yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan bisnis berasal dari Microsoft 365. Melalui fitur yang disediakan, pengguna dapat menyimpan data secara aman sekaligus melakukan komunikasi bisnis tanpa terhalang jarak. Nah, apa saja kelebihan cloud service dari Microsoft 365 yang bisa dioptimalkan?
1. Memiliki Storage 1 TB
Total storage atau tempat penyimpanan yang disediakan Microsoft 365 bagi para pengguna adalah sebesar 1 TB. Sementara itu, ukuran sebuah file yang dapat disimpan dalam storage bisa mencapai 100 GB. Angka ini terbilang cukup memadai, khususnya jika digunakan untuk kepentingan bisnis.
Storage tersedia melalui layanan OneDrive. Cloud storage yang ditawarkan Microsoft 365 tersebut menggunakan teknologi berbasis jaringan internet. Manfaatnya adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan penyimpanan data yang aman sekaligus mudah diakses.
Baca juga : 7 Fitur Microsoft 365 Terbaik untuk Mendukung Bisnis Kecil
2. Menyimpan Data dengan Aman
Cloud security merupakan isu yang tak kalah penting dalam penggunaan cloud service pada perusahaan. Cloud security adalah sistem untuk meningkatkan keamanan data bisnis yang disimpan melalui cloud. Perlu disadari, ancaman yang muncul dari dunia cyber tidak sedikit. Anda harus bergulat mengatasi virus, malware, spam, ransomware, dan sebagainya.
Microsoft 365 memberikan perlindungan yang optimal, antara lain melalui Azure Sentinel dan Microsoft Defender. Dengan proteksi ini, Anda pun dapat lebih tenang karena keamanan data terjamin. Bagi sejumlah perusahaan, aspek keamanan merupakan hal yang sangat vital.
Bukan hanya aman dari ancaman pihak luar, dengan menggunakan cloud storage yang disediakan Microsoft 365, Anda dapat mengurangi risiko kehilangan data karena kelalaian pribadi, misalnya data terhapus secara tidak sengaja.
Baca juga : 5 Tips Menjaga Keamanan Data Perusahaan dengan Microsoft 365
3. Pembaharuan Real Time
Anda bisa langsung mengedit atau mengubah dokumen dari OneDrive dan pembaruan bisa dilihat secara real time. Hal ini akan sangat membantu bagi anggota tim yang bekerja bersama di berbagai tempat yang berbeda. Perubahan tersebut dapat dilihat pada semua perangkat yang telah terhubung.
Bagi Anda yang bekerja dengan gaya fleksibel, yaitu menggunakan PC atau perangkat seluler, aplikasi ini sangat memudahkan pekerjaan. Hanya dengan mengakses cloud storage di OneDrive, Anda pun bisa melanjutkan pekerjaan yang tertunda tanpa repot memindahkan data.
4. Tautan untuk Kontak Eksternal
Keunggulan cloud service dari Microsoft 385 lainnya adalah fitur berbagi tautan kepada kontak eksternal atau tamu. Artinya, orang lain dapat mengakses informasi atau file yang Anda bagikan secara khusus. Hal ini akan memudahkan proses diskusi atau bentuk kerja sama lain dengan pihak di luar tim kerja.
Meskipun Anda berbagi dokumen, hanya orang-orang yang dituju yang akan mengakses informasi tersebut. Jadi, faktor keamanan data yang tersimpan dan dibagikan melalui fitur cloud tidak terabaikan.
5. Memiliki Fitur Lengkap
OneDrive sebagai layanan cloud dari Microsoft Office memiliki sejumlah fitur yang dapat memaksimalkan pekerjaan tim. Salah satunya adalah mengedit dokumen maupun PDF yang tersimpan menggunakan aplikasi Office, baik di PC maupun perangkat seluler.
Fitur lain yang juga membantu pengguna untuk berkolaborasi adalah fitur sebutan, komentar, dan tugas. Anda juga dapat mengontrol akses terhadap dokumen yang dibagikan berdasarkan waktu. Jika perlu, gunakan fitur blokir pengunduhan untuk mencegah pengguna mengambil dokumen tersebut.
Jadi, inilah lima keuntungan menggunakan cloud service dari Microsoft 365 yang patut Anda pertimbangkan sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan layanan tersebut, penyimpanan data makin aman sekaligus mudah diakses bahkan saat kerja di mana saja dan memakai perangkat apa saja.
