admin, Author at Solusi.com

Bagaimana Microsoft 365 Membantu Pemilik Bisnis Mengatasi Pandemi

Pandemi membuat pemilik bisnis menerapkan berbagai pembatasan terkait prosedur kerja. Microsoft 365 berkomitmen membantu pebisnis melancarkan kegiatan mereka dengan berbagai fitur untuk mendukung aktivitas kerja jarak jauh dan menekan biaya operasional perusahaan.

Fitur Microsoft 365 untuk WFH

Pemilik bisnis dan karyawan bisa menggunakan berbagai fitur Microsoft 365 untuk mendukung work from home. Contoh fitur dasar yang tersedia dalam paket bisnis adalah:

1.      Teams

Microsoft Teams tersedia untuk mengatur kerja kolaborasi antar- karyawan, manajer, klien, dan profesional tanpa harus bertemu langsung. Pengguna Gmail dan Outlook yang sudah terdaftar bisa menggunakan versi gratis dari Teams, cocok untuk pemilik bisnis kecil atau yang ingin menghemat biaya operasional untuk sementara.

Microsoft Teams memadukan sistem komunikasi visual seperti konferensi video, berdampingan dengan fasilitas untuk berbagi dokumen, file, foto, dan sebagainya.  Ada juga fitur untuk membuat catatan, coretan, penekanan visual, dan sebagainya di dashboard selama konferensi.

Lihat juga : Kerja Cara Baru dengan Microsoft Teams

2.      Outlook

Outlook tidak hanya mengatur email dan kalender aktivitas, tetapi juga menghubungkan para pengguna dengan aplikasi lain. Misalnya, jika Anda punya jadwal konferensi video lewat Teams atau Zoom, Anda bisa langsung menghubungkan tautan jadwal konferensi ke kalender di Outlook.

3.      Versi Baru Word, Excel, dan PowerPoint

Ketiga fitur ini adalah kombinasi klasik sejak Microsoft 365 masih bernama Office 365, tetapi dengan beberapa pembaruan untuk mendukung WFH. Ketiganya memungkinkan para pengguna yang terhubung untuk saling menyunting, menambahkan catatan, dan berkolaborasi dari jauh. Dokumen yang digarap di sini juga bisa dihubungkan langsung dengan sistem cloud.

4.      OneDrive

OneDrive memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan menyunting dokumen dari berbagai perangkat. Anda bisa menciptakan data cadangan agar tidak perlu bingung meneruskan pekerjaan saat perangkat mengalami kerusakan. Manajer atau pemilik bisnis juga bisa mengatur folder mana yang bisa diakses oleh para karyawan dan mana yang terbatas.

5.      SharePoint

Pandemi dan keterbatasan pertemuan fisik bukan alasan untuk meningkatkan pengetahuan dan produktivitas karyawan. SharePoint memudahkan Anda untuk berbagi sumber pengetahuan, berita, referensi, dan informasi bermanfaat lainnya untuk para pengguna yang terhubung.

Anda bisa menggunakan SharePoint untuk menjaga tim agar tetap kohesif dan paham akan isu terkini. Gunakan fitur tersebut untuk berbagi berita yang berhubungan dengan industri atau proyek Anda. SharePoint juga memiliki fungsi Search yang membantu pengguna mencari informasi relevan ketika dibutuhkan.

Keunggulan Microsoft Azure untuk Kerja Masa Pandemi

Microsoft Azure adalah cloud service yang cocok untuk menangani pekerjaan di masa pandemi. Paduan teknologi kolaborasi dan sistem keamanannya memungkinkan pengguna melakukan WFH dan mendapat hasil kerja sama baiknya dengan jika bertatap muka. Sistem keamanan berlapis juga tersedia untuk versi premium dan menjamin keamanan dokumen penting selama proses kolaborasi.

Anda bisa menghubungkan Azure dengan Microsoft 365. Gunakan fitur-fitur yang ada sambil beroperasi di dalam sistem cloud yang menaungi semua kegiatan perusahaan. Anda bisa berkomunikasi, menggarap dokumen bersama-sama, dan mengatur jadwal serta sistem pelaporan dalam satu ekosistem bisnis penuh aplikasi bermanfaat.

Sumber Informasi Microsoft 365 untuk Bisnis Kecil

Microsoft 365 kini menyediakan sumber informasi khusus untuk pemilik bisnis, termasuk bisnis kecil. Tersedia di situs resmi Microsoft dengan tajuk Small and Medium Business COVID-19 Resource Center, sumber informasi ini memberi informasi praktis terkait cara mengelola usaha menggunakan fitur-fitur 365.

Dengan sumber informasi ini, Microsoft membantu pemilik bisnis memulai dan menjaga kelangsungan usaha bahkan tanpa menyewa pakar TI. Ada juga halaman khusus untuk usaha menengah atau yang sedang berkembang. Mulailah dari halaman ini untuk tetap berbisnis atau berkolaborasi dengan lancar selama pandemi.

Pandemi COVID-19 menghadirkan tantangan untuk semua lini bisnis dan institusi. Akan tetapi, Anda tetap bisa menjaga kelangsungan usaha dan melanjutkan kegiatan dengan alat yang tepat. Jadikan Microsoft 365 rekan teknis Anda untuk mendukung aktivitas bisnis.

Posted by / March 1, 2021 / Posted in news

5 Keuntungan Menggunakan Cloud Service dari Microsoft 365

Apa itu “cloud service”? Pada era digital ini, istilah tersebut makin banyak digunakan. Cloud service adalah layanan komputasi awan melalui koneksi internet. Tujuan utama penggunaan cloud service adalah untuk mendukung kegiatan bisnis dalam perusahaan agar berlangsung lebih cepat, mudah, dan murah.

Salah satu layanan komputasi awan yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan bisnis berasal dari Microsoft 365. Melalui fitur yang disediakan, pengguna dapat menyimpan data secara aman sekaligus melakukan komunikasi bisnis tanpa terhalang jarak. Nah, apa saja kelebihan cloud service dari Microsoft 365 yang bisa dioptimalkan?

1.   Memiliki Storage 1 TB

Total storage atau tempat penyimpanan yang disediakan Microsoft 365 bagi para pengguna adalah sebesar 1 TB. Sementara itu, ukuran sebuah file yang dapat disimpan dalam storage bisa mencapai 100 GB. Angka ini terbilang cukup memadai, khususnya jika digunakan untuk kepentingan bisnis.

Storage tersedia melalui layanan OneDrive. Cloud storage yang ditawarkan Microsoft 365 tersebut menggunakan teknologi berbasis jaringan internet. Manfaatnya adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan penyimpanan data yang aman sekaligus mudah diakses.

Baca juga : 7 Fitur Microsoft 365 Terbaik untuk Mendukung Bisnis Kecil

2.   Menyimpan Data dengan Aman

Cloud security merupakan isu yang tak kalah penting dalam penggunaan cloud service pada perusahaan. Cloud security adalah sistem untuk meningkatkan keamanan data bisnis yang disimpan melalui cloud. Perlu disadari, ancaman yang muncul dari dunia cyber tidak sedikit. Anda harus bergulat mengatasi virus, malware, spam, ransomware, dan sebagainya.

Microsoft 365 memberikan perlindungan yang optimal, antara lain melalui Azure Sentinel dan Microsoft Defender. Dengan proteksi ini, Anda pun dapat lebih tenang karena keamanan data terjamin. Bagi sejumlah perusahaan, aspek keamanan merupakan hal yang sangat vital.

Bukan hanya aman dari ancaman pihak luar, dengan menggunakan cloud storage yang disediakan Microsoft 365, Anda dapat mengurangi risiko kehilangan data karena kelalaian pribadi, misalnya data terhapus secara tidak sengaja.

Baca juga : 5 Tips Menjaga Keamanan Data Perusahaan dengan Microsoft 365

3.   Pembaharuan Real Time

Anda bisa langsung mengedit atau mengubah dokumen dari OneDrive dan pembaruan bisa dilihat secara real time. Hal ini akan sangat membantu bagi anggota tim yang bekerja bersama di berbagai tempat yang berbeda. Perubahan tersebut dapat dilihat pada semua perangkat yang telah terhubung.

Bagi Anda yang bekerja dengan gaya fleksibel, yaitu menggunakan PC atau perangkat seluler, aplikasi ini sangat memudahkan pekerjaan. Hanya dengan mengakses cloud storage di OneDrive, Anda pun bisa melanjutkan pekerjaan yang tertunda tanpa repot memindahkan data.

4.   Tautan untuk Kontak Eksternal

Keunggulan cloud service dari Microsoft 385 lainnya adalah fitur berbagi tautan kepada kontak eksternal atau tamu. Artinya, orang lain dapat mengakses informasi atau file yang Anda bagikan secara khusus. Hal ini akan memudahkan proses diskusi atau bentuk kerja sama lain dengan pihak di luar tim kerja.

Meskipun Anda berbagi dokumen, hanya orang-orang yang dituju yang akan mengakses informasi tersebut. Jadi, faktor keamanan data yang tersimpan dan dibagikan melalui fitur cloud tidak terabaikan.

5.   Memiliki Fitur Lengkap

OneDrive sebagai layanan cloud dari Microsoft Office memiliki sejumlah fitur yang dapat memaksimalkan pekerjaan tim. Salah satunya adalah mengedit dokumen maupun PDF yang tersimpan menggunakan aplikasi Office, baik di PC maupun perangkat seluler.

Fitur lain yang juga membantu pengguna untuk berkolaborasi adalah fitur sebutan, komentar, dan tugas. Anda juga dapat mengontrol akses terhadap dokumen yang dibagikan berdasarkan waktu. Jika perlu, gunakan fitur blokir pengunduhan untuk mencegah pengguna mengambil dokumen tersebut.

Jadi, inilah lima keuntungan menggunakan cloud service dari Microsoft 365 yang patut Anda pertimbangkan sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan layanan tersebut, penyimpanan data makin aman sekaligus mudah diakses bahkan saat kerja di mana saja dan memakai perangkat apa saja.

Posted by / February 26, 2021 / Posted in news

5 Tips Menjaga Keamanan Data Perusahaan dengan Microsoft 365

Cyber security merupakan salah satu isu penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan masa kini, termasuk yang mengandalkan cloud service untuk penyimpanan data. Gencarnya serangan cyber dapat merugikan perusahaan, misalnya serangan yang bertujuan untuk mencuri data pelanggan. Bisa jadi, data tersebut dimanfaatkan untuk kepentingan oknum yang tidak bertanggung jawab.

Untuk melindungi keamanan data di dunia digital, ada sejumlah regulasi yang ditetapkan. Salah satunya, General Data Protection Regulation (GDPR) dari Uni Eropa. Selain itu, perusahaan juga perlu berupaya menggunakan sistem yang terjamin ketika berinteraksi di dunia maya. Dalam hal ini, Microsoft 365 dapat diandalkan untuk bekerja secara aman menggunakan akses internet.

1.     Gunakan Exchange Online Protection (EOP)

Exchange Online Protection (EOP) adalah layanan filter berbasis cloud yang dapat membantu melindungi perusahaan dari serangan spam dan malware. Pada praktiknya, EOP akan menyaring pesan yang masuk dengan terlebih dahulu memeriksa reputasi pengirim. Jika terdeteksi sebagai spam, EOP akan menolak pesan masuk ke email.

Bukan hanya itu, EOP juga melakukan pemeriksaan adanya tanda-tanda malware terhadap pesan yang masuk. Jika malware ditemukan, pesan akan dimasukkan dalam penyimpanan karantina yang bisa diakses oleh admin. Pesan akan melewati filter  kebijakan dan filter konten. Pesan yang tidak lolos akan masuk ke karantina atau junk email.

2.     Kontrol Akses pada Informasi Bisnis

Untuk menjaga keamanan data perusahaan, Anda juga perlu waspada terhadap siapa saja yang dapat mengakses informasi bisnis. Cara melindungi akses terhadap akun Microsoft 365 adalah dengan menerapkan autentikasi yang kuat. Jadi, hanya pengguna yang telah terverifikasi yang dapat masuk. Perlindungan terhadap akses dilakukan guna mencegah pencurian data.

Selain itu, melalui layanan yang tersedia, Anda bisa mengelola identitas dan akses ke seluruh aplikasi. Hal ini berlaku terhadap akses ke cloud maupun penyimpanan lokal. Gunanya untuk meningkatkan visibilitas serta kontrol terhadap data yang dimiliki.

3.     Mengganti Password Secara Berkala

Hal lain yang perlu Anda lakukan untuk menjaga keamanan data perusahaan adalah mengganti password secara berkala. Password adalah kombinasi huruf dan angka yang berfungsi untuk mengamankan akun dari akses orang lain. Artinya, hanya orang yang mengetahui password yang dapat mengaksesnya.

Nah, salah satu fitur yang tersedia di Microsoft 365 untuk melindungi data adalah penerapan kebijakan yang mewajibkan pengguna mengatur ulang password akun tiap beberapa hari. Kebijakan ini bersifat wajib sehingga pengguna didorong untuk berpartisipasi dalam melindungi keamanan data.

4.     Gunakan Selective Wipe dari Intune

Jika perangkat yang memiliki akses terhadap akun Microsoft 365 hilang atau dicuri, apa yang harus dilakukan? Hal ini perlu dipikirkan karena data perusahaan berisiko diakses oleh orang lain yang menemukan perangkat tersebut. Karena itu, cara yang paling memungkinkan adalah mengamankan data dari jarak jauh.

Layanan perlindungan data dari Microsoft 365 adalah Selective Wipe dari Intune. Cara kerjanya adalah menghapus data perusahaan yang tersimpan dalam perangkat tersebut dari jarak jauh. Dengan cara ini, data dapat tetap aman meskipun perangkat yang terpasang akun diakses orang lain.

Baca juga : Manfaat Microsoft Intune untuk Mendukung Modern Workplace

5.     Lindungi Data dengan Windows Defender

Cara selanjutnya adalah memanfaatkan Windows Defender untuk melindungi data perusahaan. Windows Defender mampu mendeteksi ancaman yang tersembunyi dalam lampiran email maupun tautan. Fitur ini juga mencegah ransomware dan berbagai upaya serangan cyber yang bertujuan mencuri atau merusak data perusahaan. Beruntung, Microsoft 365 menawarkan pertahanan dengan Windows Defender.

Menjaga data-data yang dimiliki oleh perusahaan adalah langkah yang sangat penting. Hal ini berlaku terhadap data yang bersifat sensitif maupun data lainnya yang berpotensi dimanfaatkan oleh pihak tidak bertanggung jawab. Dengan Microsoft 365, Anda akan mendapatkan dukungan terbaik agar data perusahaan tetap aman.

Posted by / February 24, 2021 / Posted in news

Microsoft 365 Dukung Komunikasi Bisnis Internal yang Optimal

Untuk membangun sebuah bisnis yang sukses, dibutuhkan strategi yang mumpuni. Salah satu hal yang bisa dilakukan adalah membentuk tim kerja yang solid. Dukungan kerja sama tim akan membantu perusahaan mencapai visinya dengan lebih mudah. Nah, aspek yang sangat penting untuk diasah dan berpengaruh terhadap kinerja adalah komunikasi bisnis yang efektif.

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi dalam bisnis, yaitu internal dan eksternal. Dalam ranah internal perusahaan, komunikasi mengacu pada interaksi antara karyawan dan manajemen untuk meraih tujuan bisnis secara bersama-sama.

Pentingnya Komunikasi Bisnis

Meskipun prinsipnya serupa, komunikasi di tempat kerja tidak bisa disamakan dengan komunikasi sehari-hari. Ada sejumlah faktor pembeda, misalnya hierarki yang diikuti, segi keamanan informasi, hingga efisiensi.

Berdasarkan hierarki, komunikasi bisnis dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu komunikasi internal ke atas, komunikasi internal ke bawah, dan komunikasi internal lateral (antara rekan kerja). Bentuknya bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan. Namun, ketiganya harus dilakukan secara efektif agar informasi tersampaikan dengan benar dan tepat.

Terkait keamanan, komunikasi bisnis membutuhkan batasan privasi yang ketat. Sebagai contoh, pembahasan mengenai kualitas produk tak bisa dipisahkan dari kompetitor. Jika ada hal-hal sensitif yang menyinggung pihak lain dan tidak dijaga kerahasiaannya, ada risiko yang harus dihadapi.

Dari segi efisiensi, komunikasi bisnis sangat berpengaruh, baik terhadap waktu, tenaga, maupun anggaran yang perlu dikeluarkan. Masalah dalam tim bisa saja muncul karena adanya miskomunikasi. Keterlambatan produk atau kurangnya kualitas produk juga mungkin terjadi karena komunikasi bisnis yang tidak efisien.

Komunikasi yang dimaksud tidak hanya bersifat tatap muka, tetapi juga mencakup komunikasi dengan menggunakan perangkat. Komunikasi dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu percakapan lisan dan percakapan tertulis. Saat ini, sebagian besar membutuhkan koneksi internet agar komunikasi berlangsung lebih fleksibel.

Baca juga : Cara Microsoft 365 Dukung Kerja Remote dalam Perusahaan

Tips Mengoptimalkan Komunikasi Bisnis

Setelah mengetahui perannya yang sangat penting, Anda tentu tak akan menyia-nyiakan waktu lagi untuk mempertajam kualitas komunikasi dalam bisnis. Untuk itu, ada sejumlah tips yang bisa diterapkan berikut ini.

1. Berpatokan pada Hierarki

Hierarki dalam dunia bisnis sangat penting. Tujuannya untuk mempermudah penyampaian informasi, kesalahan pengambilan keputusan, mendukung kecepatan kerja, dan sebagainya. Jika hierarki tidak jelas, alur kerja biasanya akan kurang rapi dan menjadi celah penyebab masalah atau kelalaian. Jadi, sejak awal tentukan hierarki dari atas ke bawah dan buat alur yang dipahami oleh semua anggota tim.

2. Lakukan Secara Intens dan Berkala

Tips selanjutnya adalah melakukan komunikasi secara berkala atau sesuai dengan kebutuhan. Tanpa komunikasi, kolaborasi akan sulit diciptakan. Dampaknya, tujuan bisnis tidak dapat dicapai bersama-sama, bahkan membutuhkan waktu yang lebih panjang. Karena itu, sangat penting menerapkan komunikasi yang intens dan jelas dalam bisnis.

3. Gunakan Sistem yang Tepat

Pada masa sekarang, anggota tim tidak lagi harus berada dalam satu area. Bekerja secara remote telah menjadi opsi yang menguntungkan kedua pihak, baik pekerja maupun perusahaan. Namun, dalam berkomunikasi secara online, ada kendala yang dihadapi, misalnya sistem yang digunakan. Jika sistem tidak mendukung komunikasi antartim dengan baik, hal ini bisa berdampak terhadap kinerja perusahaan.

Nah, agar kerja remote berjalan dengan efektif, Anda bisa memilih fitur Microsoft 365, yaitu Microsoft Teams. Melalui fitur ini, para anggota tim dapat terhubung, saling berkomunikasi, bahkan membagikan dokumen secara real time. Layanan cloud yang disediakan pun menyediakan tempat penyimpanan data yang aman. Bukan hanya itu, fitur ini fleksibel karena dapat diakses melalui ponsel maupun PC.

Pada era cloud computing, segala aktivitas bisnis makin dimudahkan. Karena itu, jangan sampai perusahaan Anda ketinggalan dan masih menggunakan metode konvensional untuk menjalankan bisnis, termasuk dalam melakukan komunikasi, baik internal maupun eksternal. Siap untuk mencoba?

Posted by / February 22, 2021 / Posted in news

Cara Microsoft 365 Dukung Kerja Remote dalam Perusahaan

Sejak pandemi COVID-19, sebagian karyawan perusahaan bekerja dari rumah. Work from home (WFH) menjadi solusi terbaik untuk tetap produktif sekaligus meminimalisasi penyebaran virus. Kondisi ini membuat perusahaan maupun karyawan mau tidak mau harus dapat beradaptasi. Tempat kerja tidak lagi hanya di kantor, tetapi bisa juga di rumah.

Tren Bekerja Remote

Salah satu keuntungan bekerja secara remote adalah dapat bekerja dari mana saja. Meskipun tidak berkantor dan diawasi secara langsung oleh atasan, karyawan bisa tetap produktif. Evaluasi kinerja karyawan biasanya dinilai berdasarkan hasil pekerjaan yang ditunjukkan.

Ada beberapa keuntungan menggunakan sistem kerja remote bagi perusahaan. Salah satunya, perusahaan dapat menghemat biaya operasional, misalnya sewa gedung dan biaya listrik. Selain itu, hasil pekerjaan biasanya lebih optimal karena penilaian berdasarkan hasil, bukan jam kerja.

Sementara itu, bagi karyawan, bekerja secara remote juga memberikan keuntungan tersendiri. Pertama, lebih hemat tenaga dan waktu karena tidak perlu datang ke kantor. Kedua, bisa bekerja dekat dengan keluarga. Ketiga, lebih produktif karena jadwal kerja bisa diatur secara fleksibel.

Akan tetapi, ada pula kendala atau tantangan yang umumnya dirasakan oleh pekerja remote dan perusahaan. Hal yang paling utama terkait dengan komunikasi efektif, baik antara atasan dan bawahan maupun dengan rekan kerja. Jika komunikasi tidak berjalan lancar, kinerja perusahaan dapat bermasalah. Selain itu, sistem yang digunakan pun harus mendukung pekerjaan tim.

Layanan Microsoft 365 untuk Produktivitas

Untuk mengatasi kendala perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote, Microsoft 365 menyediakan sejumlah fitur yang bisa digunakan secara maksimal. Berikut di antaranya:

·         Microsoft Teams untuk Komunikasi

Microsoft Teams adalah aplikasi yang sangat berguna bagi para pekerja remote. Melalui aplikasi ini, Anda dapat menyelenggarakan rapat, menelepon, mengobrol, serta berbagi file kepada anggota tim. Di sini terdapat fitur untuk melakukan obrolan, baik secara pribadi maupun dalam grup.

Anda juga bisa melakukan panggilan video dalam sekali sentuh. Selain itu, Anda dapat mengubah obrolan grup menjadi rapat dengan konferensi video dengan mudah. Jumlah anggota yang dapat bergabung dalam pertemuan di Microsoft Teams bisa mencapai 10.000 orang.

Saat menggunakan Microsoft Teams, Anda akan dimanjakan dengan pengelolaan file yang rapi, baik dokumen percakapan maupun email. Dengan demikian, anggota tim lebih fokus untuk mengerjakan tugas yang paling penting dan mendesak.

Baca juga : 7 Fitur Microsoft 365 Terbaik untuk Mendukung Bisnis Kecil

·         OneDrive untuk Penyimpanan

Nikmati cloud service dari Microsoft 365 melalui layanan OneDrive. Cloud service adalah layanan penyimpanan berbasis cloud. Keunggulannya antara lain mudah diakses dari mana saja. Layanan ini sangat bermanfaat bagi pekerja remote karena memungkinkan untuk berbagi atau menyimpan file di tempat yang aman tanpa batas jarak atau waktu.

Selain itu, perubahan yang dilakukan dalam cloud bisa dilihat secara real time sehingga pekerjaan bisa dilanjutkan tanpa terkendala jeda penyimpanan. Cloud storage berbentuk OneDrive juga dilengkapi dengan perlindungan terhadap data yang disimpan, baik dari ancaman dari luar maupun kelalaian.

·         Microsoft List untuk Membuat Prioritas

Anda bisa bekerja lebih efektif dengan menentukan prioritas yang tepat. Hal yang sama dapat diterapkan dalam kerja tim. Buatlah daftar prioritas pekerjaan sesuai kebutuhan sehingga anggota tim bisa bekerja secara efektif dan hasil yang didapatkan lebih optimal.

Daftar pada Microsoft List juga akan membantu mencatat informasi penting yang bisa diakses oleh semua anggota tim dalam waktu bersamaan. Jadi, tidak ada lagi masalah miskomunikasi meskipun tim kerja berada di tempat yang berbeda-beda.

Inilah beberapa layanan Microsoft 365 yang dapat memberikan dukungan terbaik bagi pekerja remote. Dengan layanan yang ditawarkan tersebut, kendala yang dihadapi saat bekerja jarak jauh bisa teratasi dan kinerja makin meningkat.

Posted by / February 19, 2021 / Posted in news

7 Fitur Microsoft 365 Terbaik untuk Mendukung Bisnis Kecil

Program komprehensif yang menawarkan banyak fitur menjadi andalan Microsoft 365 dalam mendukung bisnis kecil. Program ini memiliki fitur dengan berbagai fungsi yang cukup mudah dipelajari. Setiap fitur menawarkan kategori dengan rentang harga berbeda yang bisa Anda sesuaikan untuk kebutuhan bisnis.

Berikut tujuh fitur yang akan mendukung berbagai aktivitas dalam menjalankan serta mengembangkan usaha kecil.

1.     OneDrive

Setiap bisnis membutuhkan tempat penyimpanan dokumen yang aman dan berkapasitas besar. OneDrive tersedia sejak awal Anda mengunduh program Microsoft 365. Anda bisa menyimpan data hingga 1 TB, mulai dari dokumen usaha, foto-foto, video, ilustrasi digital, materi promosi, dan sebagainya.

OneDrive lebih dari tempat penyimpanan. Anda bisa menggunakannya untuk berbagi dokumen dengan rekan atau karyawan dari lokasi mana pun. Anda juga bisa mengatur agar orang lain hanya bisa mengakses folder tertentu.

2.     Word

Versi baru Microsoft Word menawarkan fungsi seperti penerjemahan, penulisan artikel untuk halaman situs, hingga penyusunan tata letak untuk membuat brosur, halaman buku, hingga presentasi. Word juga mendukung kerja kolaborasi sehingga rekan kerja atau pegawai Anda bisa memeriksa, mendiskusikan, dan mengomentari dokumen bersama-sama tanpa harus berhadapan.

Perlu membuat dokumen untuk mencetak atau mengirim beragam materi? Gunakan daftar templat Word untuk membuat brosur, menu, resume, surat resmi, undangan, poster, hingga sertifikat. Anda bisa dengan mudah mendesain semuanya tanpa harus menyewa desainer profesional, terutama saat baru membangun bisnis.

3.     Excel

Excel adalah fitur klasik dengan beragam manfaat untuk pebisnis kecil. Anda bisa mengorganisasi daftar inventori dan beragam transaksi. Tabel dan diagram tersedia untuk membuat laporan dan analisis, cocok untuk pebisnis kecil yang punya visi mengembangkan usaha. Microsoft 365 juga membantu Anda berkolaborasi dengan pihak lain untuk menggarap data dan tabel Excel tanpa harus bertatap muka.

4.     Outlook

Ingin lebih terorganisir saat mengelola usaha yang sedang berkembang? Manfaatkan Microsoft Outlook. Fitur ini adalah alat manajemen kerja untuk mengatur email, kalender, kontak, dan daftar tugas pada satu tempat. Cocok untuk Anda yang ingin lebih teratur dalam mengelola bisnis tetapi tidak ingin membeli atau menggunakan terlalu banyak produk.

Microsoft Outlook membantu pemilik bisnis mengelompokkan semua email di satu tempat, membuat jadwal hal penting seperti pembelian, janji pertemuan, serta inventori di Calendar, serta mengelompokkan kontak penting. Sistem enkripsi membuat data-data email dan daftar kontak Anda aman. Anda bahkan bisa langsung mengakses fitur lain seperti Word dan Excel.

5.     Microsoft Teams

Membangun bisnis kecil kini tidak lagi mengharuskan orang untuk selalu berada di tempat yang sama. Microsoft Teams adalah fitur untuk mengelola konferensi dan rapat daring serta dokumen-dokumen yang diperlukan dalam situasi tersebut. Anda dan rekan usaha atau tim bisa mengakses semua produk Microsoft 365 langsung dari Teams sehingga memudahkan untuk kerja kolaborasi.

Microsoft Teams tersedia dalam versi gratis, cocok untuk yang baru memulai usaha. Ketika bisnis sudah berkembang, Anda bisa menambah kapasitas serta keunggulannya dengan membeli produk kategori Basic dan Business Standard.

6.     PowerPoint

PowerPoint kini lebih dari alat presentasi pasif untuk mahasiswa atau pekerja kantoran. Anda bisa memanfaatkan PowerPoint dalam proses pengembangan bisnis dari level kecil ke menengah. PowerPoint versi masa kini memiliki lebih banyak alat untuk merancang materi top, cocok untuk persiapan presentasi di depan calon pemilik modal, klien, calon konsumen, dan sebagainya.

PowerPoint versi baru memiliki fitur canggih seperti animasi 3D dan alat yang menerjemahkan kata-kata Anda menjadi teks. Ada juga AI-powered coach, “pelatih” yang bisa meningkatkan mutu teknik presentasi Anda.

7.     Planner

Kunci mengembangkan bisnis adalah disiplin dalam mengelola waktu dan daftar kegiatan. Microsoft Planner membantu Anda merencanakan kegiatan seperti pembukaan usaha, proyek individu, rapat, persiapan pameran, dan sebagainya dalam bentuk tahap-tahap. Anda bisa membagi daftar kegiatan dalam hitungan hari, minggu, dan bulan. Dengan Microsoft Planner, tidak ada lagi alasan kelupaan atau lalai mengerjakan daftar pekerjaan saat berusaha membangun usaha.

 

Selain ketujuh fitur di atas, jangan lupa gunakan cloud service seperti Azure untuk mendukung kolaborasi dan penyimpanan dokumen, terutama jika Anda ingin mengembangkan usaha. Aplikasikan fitur-fitur tersebut dan buktikan sendiri manfaatnya untuk bisnis.

Posted by / February 17, 2021 / Posted in news

Microsoft 365 Versi Web dan Mobile, Apakah Berbeda?

Microsoft 365 menawarkan solusi bagi pekerja masa kini melalui berbagai fitur yang disediakan. Sebagai contoh, Anda dapat lebih mudah berkolaborasi dengan anggota tim lain dengan memanfaatkan Microsoft Teams. Bukan hanya mengobrol dalam grup, tetapi Anda juga bisa melakukan panggilan telepon atau mengadakan rapat dengan konferensi video.

Untuk mengakses Microsoft 365, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melalui perangkat PC maupun laptop dan perangkat mobile. Keduanya menawarkan pengalaman yang berbeda bagi pengguna. Hal ini disebabkan tampilan versi web tidak sama dengan versi mobile.

Versi Web atau Mobile, Pilih Mana?

Mana yang lebih baik antara Microsoft 365 versi web maupun versi mobile? Sebelumnya, Anda perlu memahami perbedaan keduanya dari segi penggunaan. Seperti diketahui, perangkat mobile lebih unggul dari segi fleksibilitas karena mudah di bawah ke mana-mana. Sementara itu, pengalaman menggunakan versi desktop biasanya lebih memuaskan karena layarnya lebih lebar.

Fleksibilitas yang ditawarkan oleh versi mobile memungkinkan para pengguna dapat bekerja di mana saja dan kapan saja. Pengguna hanya perlu mengunduh aplikasi, login ke akun Microsoft yang dimiliki, dan mulai melakukan aktivitas pekerjaan seperti biasa. Namun, pengguna juga dapat mengakses keduanya secara bersamaan, baik melalui perangkat komputer maupun perangkat seluler.

Baik Microsoft 365 versi web maupun mobile, keduanya didukung integrasi yang kuat dengan OneDrive. OneDrive merupakan layanan cloud storage yang aman dan hanya dapat diakses oleh orang-orang yang memiliki izin. Melalui OneDrive, pengguna bisa berbagi file ke berbagai perangkat maupun kontak lain tanpa harus repot memindahkannya.

Di sisi lain, Microsoft 365 versi dekstop membuat penggunanya lebih puas karena menawarkan tampilan layar yang lebar. Anda pun bisa menyelesaikan tugas, memantau obrolan grup, atau melakukan panggilan video dengan leluasa.

Perbedaan lain antara versi web dengan versi mobile terletak pada aplikasi Office yang bisa digunakan. Aplikasi yang bisa diakses oleh keduanya adalah Outlook, Excel, PowerPoint, Word, dan OneNote. Sementara itu, aplikasi yang hanya bisa digunakan di PC adalah Access dan Publisher.

Kinerja Optimal dengan Microsoft 365

Dua opsi yang tersedia bagi pengguna untuk mengakses Microsoft 365 bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Artinya, meskipun berada di luar ruangan tanpa fasilitas komputer atau laptop, pengguna tetap dapat bekerja. Nah, sebagai pelengkap, simaklah beberapa tips menggunakan Microsoft 365 berikut.

  • Pasang Aplikasi di Perangkat Seluler

Masyarakat modern menggunakan perangkat seluler secara intens. Pergi ke mana pun, perangkat ini selalu dibawa. Bagi Anda yang tidak ingin ketinggalan informasi progres kerja tim saat berada di luar rumah, aktifkan aplikasi Microsoft 365 versi mobile. Di sini, Anda bisa memantau pekerjaan maupun ikut bekerja jika dibutuhkan.

  • Perhatikan Keamanan Perangkat

Anda perlu memperhatikan keamanan data pada perangkat mobile yang digunakan untuk mengakses Microsoft 365. Pasalnya, perangkat mobile berisiko lebih besar untuk hilang atau dicuri. Orang yang menemukan perangkat dapat mengakses informasi yang tersimpan dan berpeluang menggunakannya untuk kepentingan sendiri. Namun, Anda bisa memanfaatkan fitur Selective Wipe untuk menghapus data dari jarak jauh.

  • Manfaatkan Layanan Cloud

Bekerja dengan menggunakan dua perangkat sekaligus tentu merepotkan karena Anda harus memindahkan dokumen secara manual. Namun, berbeda halnya jika penyimpanan yang digunakan telah berbasis cloud service. Anda bisa mengakses data dengan mudah—baik dari laptop maupun perangkat mobile—dalam waktu yang cepat. Berpindah menggunakan perangkat yang satu dengan yang lain pun tak lagi sulit.

Jadi, baik perangkat mobile maupun perangkat komputer bisa dimanfaatkan untuk mengakses layanan Microsoft 365. Versi mobile yang diakses melalui perangkat seluler memiliki keunggulan dari segi fleksibilitas waktu dan tempat. Namun, perangkat komputer juga unggul, terutama karena menciptakan kenyamanan dan kepuasan dalam penggunaannya. Agar optimal, manfaatkan keduanya sesuai kondisi yang paling tepat.

Posted by / February 15, 2021 / Posted in news

Optimalkan Cloud Security dengan Azure Site Recovery

Seiring dengan semakin banyaknya perusahaan yang memanfaatkan pusat data virtual, penyimpanan awan atau cloud computing storage kerap dipilih sebagai salah satu solusi paling efektif. Namun, meski metode penyimpanan tersebut unggul dalam hal efisiensi dan produktivitas, bukan berarti sistemnya bebas dari masalah.

Sejumlah isu keamanan terkait penyimpanan data dalam platform awan terkadang dirasakan para penggunanya, terutama perusahaan yang menyimpan data atau informasi penting berskala besar. Masalah yang timbul bervariasi, mulai dari peretasan data hingga serangan malware mematikan. Untuk menghindari sederet masalah tersebut, diperlukan sistem pengamanan data berbasis cloud yang dikenal dengan istilah cloud security.

Seberapa Pentingkah Cloud Security?

Bagi perusahaan yang mengharapkan produktivitas dan kontinuitas bisnisnya berjalan tanpa hambatan, cloud security merupakan hal yang krusial. Sistem ini didukung dan dikembangkan oleh serangkaian teknologi, prosedur, serta kebijakan terkait yang bekerja secara berkesinambungan untuk melindungi seluruh data tersimpan.

Keberadaan cloud security akan memastikan data-data Anda terlindung dari berbagai ancaman, termasuk peretasan, kebocoran data, serangan malware, atau risiko kehilangan data akibat bencana. Sistem ini juga akan menjaga privasi data konsumen maupun data internal perusahaan. Sejumlah penyedia cloud computing storage bahkan menawarkan layanan konfigurasi khusus yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Azure Site Recovery, Solusi Tepat Perlindungan Data

Menyediakan cloud service sekaligus sistem proteksi data terintegrasi, Azure Site Recovery (ASR) merupakan solusi tepat bagi perusahaan yang menginginkan pengamanan data secara optimal. Sistem ini memusatkan layanannya sebagai Disaster Recovery as a Service (DRAAS) untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan solusi keamanan data berbasis cloud yang hemat, fleksibel, serta tepat sasaran.

Bagaimana ASR Mengamankan Data Anda?

Tak hanya menawarkan layanan disaster recovery untuk melindungi kehilangan data akibat kerusakan atau bencana, ASR juga memastikan seluruh informasi tersimpan dalam pusat data cloud diproteksi dengan baik. Hal ini dijalankan melalui sejumlah langkah pengamanan berikut.

  • Seluruh data dan cadangannya yang tersimpan akan dienkripsi dan ditransfer melalui ekstensi Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS). Langkah ini berlaku bagi data yang bergerak maupun diam.
  • ASR juga menghadirkan sistem keamanan berlapis dengan enkripsi frasa sandi untuk seluruh data tersimpan. Frasa sandi tersebut hanya diketahui oleh pelanggan yang melakukan konfigurasi, tanpa ada campur tangan deskripsi dari pihak ketiga.
  • Untuk memastikan data Anda tidak diakses oleh pihak yang tak bertanggung jawab, ASR menggunakan Advanced Encryption Standard (AES) dengan kunci terpanjang mencapai 256 bit.

Mengingat betapa pentingnya cloud security bagi produktivitas dan kontinuitas bisnis, sudah seharusnya Anda memilih layanan tepat guna yang dapat mengamankan data secara optimal. Dalam hal ini, Azure Site Recovery pantas dipertimbangkan sebagai salah satu solusi untuk mengamankan data-data penting perusahaan agar terhindar dari segala ancaman.

Posted by / December 30, 2020 / Posted in news

Kerja Remote Lebih Produktif dengan Modern Workplace

Saat ini tengah marak budaya kerja yang tidak terikat pada tempat di mana orang-orang lebih suka bekerja di kafe sambil mengopi. Hal tersebut bisa terjadi berkat kemunculan modern workplace.

Tempat kerja virtual ini sebenarnya hanyalah sebuah layanan atau aplikasi yang memungkinkan semua orang bekerja di mana saja. Biasanya layanan ini menyediakan ruang penyimpanan dalam jumlah besar untuk menaruh fail berbentuk dokumen, gambar, hingga video. Fitur yang memungkinkan pengguna berkolaborasi dan bertatap muka secara virtual juga biasanya disematkan.

Salah satu layanan modern workplace yang terkenal adalah Microsoft 365 dan Microsoft Teams. Walaupun keduanya hanyalah aplikasi yang tidak bisa menyediakan ruangan untuk bekerja, keduanya menyediakan segala aplikasi yang dibutuhkan layaknya sebuah kantor.

Untuk melakukan panggilan, Anda bisa menggunakan Microsoft Teams. Aplikasi ini menyediakan fitur panggilan yang memungkinkan Anda menelepon dan melakukan perutean langsung ke grup internal maupun eksternal. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki fitur obrolan, rapat, dan kolaborasi. Dengan adanya SharePoint, kolaborasi bersama tim bisa berjalan efektif karena mendukung penulisan dan pengeditan dokumen bersama secara real-time.

Untuk peningkatan performa bisnis, Anda bisa menggunakan aplikasi analisis tingkat lanjut: MyAnalytics dan Power BI Pro. Melalui MyAnalytics, pengguna akan mendapatkan gambaran tentang bagaimana ia menghabiskan waktunya dan mendapatkan cara untuk meningkatkan produktivitas. Sedangkan Power BI Pro membantu Anda dalam melakukan analisis data. Dilengkapi dengan diagram dan grafik, pemantauan performa bisnis jadi lebih mudah.

Berkas-berkas penting bisa disimpan dalam OneDrive yang menyediakan ruang penyimpanan sebesar 1 TB. Setiap orang yang memiliki tautan akses atau tamu bisa mengakses ruangan itu kapan saja. Guna menjamin keamanan penyimpanan, Microsoft sudah memiliki sistem keamanan canggih yang mampu menghalau malware atau pun surel yang berisi ancaman zero-day, program jahat, maupun ransomware.

Seluruh kelebihan itu masih ditambah dengan kemampuan program yang mendukung pengguna telepon seluler. Dengan begitu, pekerjaan bisa lebih mudah karena bisa diakses dari satu perangkat kecil. Anda tidak perlu lagi harus terus-menerus membuka laptop ketika akan membaca surel penting atau memeriksa hasil kerja kolaborasi ketika sedang bersantai.

Walaupun modern workplace berbasis cloud, Microsoft tetap mengedepankan keamanan. Microsoft memberikan perlindungan dari pencurian informasi serta ancaman dari luar. Dengan Microsoft, tempat apa pun bisa jadi kantor bisnis Anda.

Posted by / December 30, 2020 / Posted in news