Ingin Beralih ke Microsoft OneDrive for Business? Ini yang Harus Anda Persiapkan

Beralih ke Microsoft OneDrive for Business? Ini yang Harus di Persiapkan

Microsoft OneDrive for Business merupakan layanan yang dipersiapkan oleh Microsoft untuk sarana penyimpanan berbasis cloud secara khusus ditujukan untuk pebisnis. Dengan layanan ini, anda bisa menyimpan berkas penting perusahaan di penyimpanan berbasis cloud, mengaksesnya dari mana saja, serta berkolaborasi dengan siapa saja.

Karena kondisi tersebut, saat anda menggunakan layanan ini, semua berkas penting perusahaan harus dipindahkan. Baik berkas yang tersimpan di komputer pribadi ataupun server perusahaan. Setelah semua berkas itu dipindahkan, anda bisa dengan bebas memanfaatkan layanan SharePoint yang menjadi bagian dari OneDrive for Business.

Hanya saja, beralih dari sarana penyimpanan server perusahaan ke layanan OneDrive for Business harus dilakukan dengan persiapan yang tepat. Kalau tidak, aktivitas migrasi ini akan menghabiskan banyak waktu. Apalagi, kalau anda harus memindahkan berkas dengan ukuran yang besar dan banyak.

Persiapan

Pada tahap persiapan, anda harus memastikan kalau berkas yang akan diunggah ke OneDrive sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan, di antaranya adalah:

  • Sebuah file berukuran maksimal 15 GB.
  • Nama berkas juga perlu diperhatikan, karena pada SharePoint Online yang menjadi platform kolaborasi online, file name path dibatasi hanya 400 karakter. Selain berkenaan dengan nama berkas, hal ini juga berkaitan erat dengan kedalaman struktur file.
  • Ada beberapa karakter pada nama berkas yang tidak didukung oleh OneDrive ketika melakukan sinkronisasi, yaitu <, >, :, “, |, ?, *, /, \.
  • Jumlah berkas maksimal yang bisa disinkronisasi oleh OneDrive adalah sebanyak 20.000 berkas.

Lihat juga : Ini Pemangkasan Biaya yang Bisa Anda Lakukan saat Beralih ke Microsoft OneDrive

Memulai Migrasi

Setelah persiapan tersebut dilakukan, selanjutnya adalah melakukan migrasi data. Ada 4 tahapan yang perlu dilaksanakan dalam proses migrasi, yaitu:

  1. Setelah semua persiapan itu dilakukan, tahapan pertama yang perlu Anda lakukan adalah melakukan back-up data. Layanan OneDrive memang dibarengi dengan fitur back up yang dijalankan setiap 12 jam dan bertahan hingga 14 hari. Namun, sebagai langkah preventif, tidak ada salahnya kalau Anda melakukan back up sendiri.
  2. Pisahkan data yang sudah lama tak digunakan. Caranya, bisa menggunakan Windows PowerShell dan menggunakannya untuk memfilter data yang telah lama tidak dimodifikasi dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, PowerShell juga bisa dipakai untuk menghapus keberadaan folder kosong.
  3. Ganti nama berkas dengan karakter yang tak didukung oleh OneDrive. Untuk melakukan penggantian nama berkas secara massal, anda bisa menggunakan tool seperti Bulk Rename Utility Tool atau semacamnya.
  4. Setelah semua langkah itu anda lakukan, berkas bisa diunggah ke OneDrive dan proses sinkronisasi dapat dilakukan lancar tanpa hambatan.

Dengan melakukan persiapan yang matang, migrasi ke layanan berbasis cloud Microsoft OneDrive bukanlah aktivitas yang menjengkelkan. Semuanya dapat dilakukan dengan lancar dan Anda bisa secara langsung memanfaatkan keuntungan layanan ini.

Dapatkan OneDrive dengan Berlangganan Microsoft 365

Bandingkan dan pilih produk Microsoft 365 yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Posted by / September 21, 2018
Posted in
news