Mari bayangkan Anda tengah melakukan pertemuan penting di kantor. Pimpinan rapat meminta setiap peserta membentuk kelompok kecil untuk mendiskusikan sesuatu. Jika rapat tatap muka, Anda bisa dengan mudah mendekatkan kursi rekan kerja untuk berkumpul dan berdiskusi.
Bagaimana jika pertemuan itu dilakukan secara online?
Tentu akan merepotkan jika Anda melakukan diskusi kelompok kecil memakai aplikasi lain di luar aplikasi meeting online. Namun, dengan Microsoft Teams, Anda bisa membuat diskusi kelompok kecil secara online seperti halnya saat mengikuti meeting offline.
Semua berkat fitur Breakout Rooms yang dimiliki aplikasi meeting andalan Microsoft 365 ini. Fitur tersebut menyediakan “ruang” terpisah bagi partisipan meeting ke dalam pertemuan kecil. Breakout Rooms disukai karena membuat penyelenggaraan sesi kelas, acara perusahaan, board meeting, dan workshop online jauh lebih mudah dan “hidup.”
Penasaran bagaimana cara menggunakan fitur ini? Berikut panduan lengkapnya.
Langkah Mudah Membuat Breakout Rooms
Bagi Anda yang cukup familiar dengan Teams, fitur ini hanya bisa Anda temukan pada aplikasi desktop Teams. Maka, bisa dipastikan Anda tidak akan mendapati Breakout Rooms di aplikasi mobile maupun web.
Syarat berikutnya, Anda harus menjadi penyelenggara atau host meeting. Hanya penyelenggara pertemuan yang bisa membuat ruang rapat terpisah. Anda harus hadir penuh sepanjang waktu selama ruang rapat terpisah diaktifkan dalam meeting.
Untuk membuat Breakout Rooms, coba ikuti langkah mudah berikut.
- Klik ikon Breakout Rooms
Klik ikon Breakout Rooms di bagian meeting toolbar. Tentukan berapa banyak ruang yang Anda inginkan dengan jumlah maksimal 50 ruang. Segera setelah ruang tersebut dibuat, akan muncul ikon Closed di sisi kanan. Ruang tersebut belum bisa menerima partisipan sampai Anda membukanya.
- Mengubah nama tiap ruang
Secara default tiap ruang akan dinamai Room 1, Room 2, dst. Anda bisa mengubah nama tersebut dengan klik menu di sisi kanan tiap ruang.
- Menambah ruang dan menghapusnya
Segera setelah Anda mengaktifkan Breakout Rooms, Anda pun bisa menambah ruang lagi satu per satu. Tinggal klik tombol Add Room pada panel Breakout Rooms. Jika diperlukan, Anda pun bisa menghapus ruang tertentu. Klik menu di sisi kanan tiap ruang untuk menghapusnya. Otomatis partisipan yang berada di ruang tersebut akan pindah ke ruang pertemuan utama dan menunggu ditempatkan di ruang baru.
- Mengatur partisipan ke dalam tiap ruang
Ada dua cara menempatkan partisipan dalam tiap ruang, yaitu secara otomatis memindahkan mereka ke ruang yang sudah dibuka dan secara manual. Cara kedua berarti Anda memberikan pilihan pada partisipan akan masuk ke ruang yang mana.
Cara tersebut lebih tepat jika dilakukan dalam setting rapat rutin di kantor. Sementara, cara pertama cocok saat Anda menyelenggarakan workshop atau pelatihan sehingga peserta ditempatkan secara otomatis ke kelompok tertentu.
Untuk mengaktifkannya, cukup klik menu di panel Breakout Rooms, pilih Settings, dan muncul opsi Automatically move people into opened rooms. Silakan centang atau biarkan sesuai situasi yang Anda inginkan.
- Membuka Breakout Rooms
Setelah Anda siap mengelompokkan partisipan ke dalam grup kecil, klik Start rooms untuk memulainya secara bersamaan. Anda juga bisa membuka satu per satu dengan memilih opsi Open room pada menu tiap ruang. Kemudian, Anda juga bisa memindahkan peserta antar ruang dengan klik tombol Assign setelah memilih nama partisipan yang dimaksud.
Selanjutnya, Anda bisa membuat pengumuman untuk dikirimkan ke semua ruang. Klik menu pada panel Breakout Rooms dan pilih opsi Make an announcement. Pendek kata, penyelenggara meeting dapat mengakses tiap ruang dan bergabung ke masing-masing ruang secara bergantian.
- Menutup Breakout Rooms
Begitu Anda memutuskan waktu diskusi kelompok kecil selesai, Anda bisa menutup ruang-ruang tersebut dan mengembalikan semua partisipan ke ruang pertemuan utama. Cukup klik tombol Close rooms untuk menutup semua ruang sekaligus.
Baca juga : 5 Fitur Keren Microsoft Teams, Buat Kerja Tim Lebih Efektif
Apa yang Bisa Dilakukan di Breakout Rooms
Selain ikut gabung dan berdiskusi, Anda sebagai penyelenggara juga bisa melakukan:
- Merekam tiap ruang
- Berbagi dan mengakses dokumen.
Sementara, partisipan boleh melakukan beberapa hal berikut saat proses diskusi di kelompok kecil berlangsung.
- Bergabung dari Teams desktop, mobile, atau web
- Berperan sebagai presenter sehingga dapat berbagi audio, video, layar, whiteboard, maupun
Di sisi lain partisipan tidak berhak menambahkan partisipan lain maupun melihat saran siapa saja yang dapat bergabung di tiap ruang. Mereka juga tidak bisa bergabung kembali dengan pertemuan utama secara mandiri karena harus menunggu penugasan dari penyelenggara meeting.
Demikian langkah mudah memakai fitur Breakout Rooms di Microsoft Teams. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai Microsoft 365 dan aplikasi pendukungnya, silakan lihat paketnya di bawah ini.
