Microsoft 365 Dukung Komunikasi Bisnis Internal yang Optimal

Untuk membangun sebuah bisnis yang sukses, dibutuhkan strategi yang mumpuni. Salah satu hal yang bisa dilakukan adalah membentuk tim kerja yang solid. Dukungan kerja sama tim akan membantu perusahaan mencapai visinya dengan lebih mudah. Nah, aspek yang sangat penting untuk diasah dan berpengaruh terhadap kinerja adalah komunikasi bisnis yang efektif.

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi dalam bisnis, yaitu internal dan eksternal. Dalam ranah internal perusahaan, komunikasi mengacu pada interaksi antara karyawan dan manajemen untuk meraih tujuan bisnis secara bersama-sama.

Pentingnya Komunikasi Bisnis

Meskipun prinsipnya serupa, komunikasi di tempat kerja tidak bisa disamakan dengan komunikasi sehari-hari. Ada sejumlah faktor pembeda, misalnya hierarki yang diikuti, segi keamanan informasi, hingga efisiensi.

Berdasarkan hierarki, komunikasi bisnis dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu komunikasi internal ke atas, komunikasi internal ke bawah, dan komunikasi internal lateral (antara rekan kerja). Bentuknya bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan. Namun, ketiganya harus dilakukan secara efektif agar informasi tersampaikan dengan benar dan tepat.

Terkait keamanan, komunikasi bisnis membutuhkan batasan privasi yang ketat. Sebagai contoh, pembahasan mengenai kualitas produk tak bisa dipisahkan dari kompetitor. Jika ada hal-hal sensitif yang menyinggung pihak lain dan tidak dijaga kerahasiaannya, ada risiko yang harus dihadapi.

Dari segi efisiensi, komunikasi bisnis sangat berpengaruh, baik terhadap waktu, tenaga, maupun anggaran yang perlu dikeluarkan. Masalah dalam tim bisa saja muncul karena adanya miskomunikasi. Keterlambatan produk atau kurangnya kualitas produk juga mungkin terjadi karena komunikasi bisnis yang tidak efisien.

Komunikasi yang dimaksud tidak hanya bersifat tatap muka, tetapi juga mencakup komunikasi dengan menggunakan perangkat. Komunikasi dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu percakapan lisan dan percakapan tertulis. Saat ini, sebagian besar membutuhkan koneksi internet agar komunikasi berlangsung lebih fleksibel.

Baca juga : Berdayakan Secure Remote Work dengan Microsoft 365

Tips Mengoptimalkan Komunikasi Bisnis

Setelah mengetahui perannya yang sangat penting, Anda tentu tak akan menyia-nyiakan waktu lagi untuk mempertajam kualitas komunikasi dalam bisnis. Untuk itu, ada sejumlah tips yang bisa diterapkan berikut ini.

1. Berpatokan pada Hierarki

Hierarki dalam dunia bisnis sangat penting. Tujuannya untuk mempermudah penyampaian informasi, kesalahan pengambilan keputusan, mendukung kecepatan kerja, dan sebagainya. Jika hierarki tidak jelas, alur kerja biasanya akan kurang rapi dan menjadi celah penyebab masalah atau kelalaian. Jadi, sejak awal tentukan hierarki dari atas ke bawah dan buat alur yang dipahami oleh semua anggota tim.

2. Lakukan Secara Intens dan Berkala

Tips selanjutnya adalah melakukan komunikasi secara berkala atau sesuai dengan kebutuhan. Tanpa komunikasi, kolaborasi akan sulit diciptakan. Dampaknya, tujuan bisnis tidak dapat dicapai bersama-sama, bahkan membutuhkan waktu yang lebih panjang. Karena itu, sangat penting menerapkan komunikasi yang intens dan jelas dalam bisnis.

3. Gunakan Sistem yang Tepat

Pada masa sekarang, anggota tim tidak lagi harus berada dalam satu area. Bekerja secara remote telah menjadi opsi yang menguntungkan kedua pihak, baik pekerja maupun perusahaan. Namun, dalam berkomunikasi secara online, ada kendala yang dihadapi, misalnya sistem yang digunakan. Jika sistem tidak mendukung komunikasi antartim dengan baik, hal ini bisa berdampak terhadap kinerja perusahaan.

Nah, agar kerja remote berjalan dengan efektif, Anda bisa memilih fitur Microsoft 365, yaitu Microsoft Teams. Melalui fitur ini, para anggota tim dapat terhubung, saling berkomunikasi, bahkan membagikan dokumen secara real time. Layanan cloud yang disediakan pun menyediakan tempat penyimpanan data yang aman. Bukan hanya itu, fitur ini fleksibel karena dapat diakses melalui ponsel maupun PC.

Pada era cloud computing, segala aktivitas bisnis makin dimudahkan. Karena itu, jangan sampai perusahaan Anda ketinggalan dan masih menggunakan metode konvensional untuk menjalankan bisnis, termasuk dalam melakukan komunikasi, baik internal maupun eksternal. Siap untuk mencoba?

Posted by / March 3, 2021
Posted in
news