Beberapa tahun belakangan virtual office bukan lagi hal asing. Banyaknya Start Up baru bermunculan dan terbatasnya workspace membuat kantor virtual menjadi pilihan agar perusahaan tersebut bisa terus beroperasi. Untuk mendukung hal ini, dibutuhkan aplikasi yang mampu mengakomodasi kolaborasi.
Di antara aplikasi yang beredar, Microsoft 365 dianggap sebagai salah satu yang terbaik. Karena selain mendukung integrasi di desktop ataupun smartphone, Office 365 dilengkapi dengan berbagai fitur menarik. Di antara fitur tersebut, Teams termasuk yang sering digunakan.
Pada dasarnya Teams adalah alat untuk melakukan video conference. Namun belakangan, fungsi Teams lebih dari itu. Dilengkapi aneka fitur bermanfaat, Teams menawarkan berbagai kemudahan yang dapat menunjang produktivitas kerja meskipun tidak ada interaksi langsung di antara rekan kerja.
Baca juga : Apa Itu Microsoft Teams dan Fitur Utamanya
Mengapa Kita Butuh Teams?
Di bawah ini merupakan beberapa fitur Teams yang jika dimaksimalkan penggunaannya akan membuat pekerjaan semakin efektif dan efisien. Mari kita simak ulasannya,
1. Melakukan Panggilan
Salah satu fitur Teams yang berbeda dengan kebanyakan aplikasi Video Conference lainnya adalah fitur panggilan. Teams dapat digunakan untuk menelepon satu orang atau lebih menggunakan fitur ini. Serunya, panggilan dapat dilakukan melalui smartphone atau desktop.
2. Mengirimkan Pesan
Melalui fitur berikutnya, pengguna Teams dapat berkirim pesan dengan rekan yang ada pada workspace yang sama atau berbeda. Pesan yang bisa dikirimkan melalui Teams tidak hanya berupa teks, tetapi juga gambar, video, ataupun audio. Anda bahkan bisa mengirimkan dokumen melalui fitur ini.
3. Video Conference
Video Conference merupakan fitur utama dan unggulan Teams. Dengan menggunakan fitur ini, Anda bisa melakukan Video Conference dengan lebih dari 100 orang dalam satu waktu. Saat Video Conference berlangsung kita juga bisa berbagi tampilan atau melakukan presentasi.
Melalui fitur ini, para pemilik usaha dan karyawan yang bergabung di virtual office dapat berinteraksi dan berkolaborasi di mana pun mereka bereda tanpa harus mengunjungi satu sama lain.
4. Peredam Bising
Teams memang diatur untuk menjadi media komunikasi antar karyawan virtual office sehingga sejak awal aplikasi ini dilengkapai peredam bising. Fungsinya tentu saja untuk menjaga kualitas suara dan tampilan saat panggilan atau Video Conference berlangsung agar setiap pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik.
5. Fitur Raise Hands
Sudah bukan masanya lagi berteriak sambil mengangkat tangan ketika ingin menyampaikan pendapat dalam suatu rapat. Anda hanya perlu memanfaatkan fitur “Raise Hands” agar penyelenggara tahu ada yang ingin bersuara. Saat menggunakan “Raise Hands,” tidak hanya host yang bisa melihat, tetapi juga semua peserta conference.
6. Obrolan Multi Windows
Fitur ini memudahkan Anda dalam menampilkan chat atau obrolan pada windows terpisah. Jadi kita bisa lebih mudah beralih dari satu chat ke yang lainnya secara mudah meskipun semuanya dilakukan salam satu waktu secara bersamaan. Hal yang sama juga berlaku pada panggilan. Sambil melakukan panggilan, kita juga bisa membuka windows lain untuk melakukan chat.
7. Terintegrasi dengan Aplikasi Office 365
Teams bukan hanya bagian dari Microsoft 365, aplikasi ini terintegrasi dengan beberapa aplikasi lain seperti Word, Excel, PPT, dan lainnya. Dengan adanya integrasi ini, Anda tidak perlu membuka tutup halaman yang terbuka jika ingin melakukan aktivitas lain. Hal ini tentu saja dapat meningkatkan produktivitas para karyawan virtual office untuk mencapai target tertentu yang diinginkan.
Baca juga : 5 Fitur Keren Microsoft Teams, Buat Kerja Tim Lebih Efektif
Cara Menggunakan Teams
Teams termasuk salah satu aplikasi dengan user interface mudah dan tampilan sederhana. Untuk menggunakan Teams, kita hanya perlu melakukan beberapa langkah, yaitu:
- Mengunduh aplikasi di laman resmi Microsoft dan memasangnya di smartphone atau desktop
- Buka dan sign in ke aplikasi menggunakan nama dan kata sandi yang digunakan pada akun Office 365. Jika belum punya, sebaiknya buat akunnya dulu.
- Pilih menu Teams lalu create new team untuk membuat beberapa workspace. Langkah ini bisa digunakan jika ingin menggolongkan beberapa orang ke dalam divisi mereka masing-masing. Tentukan apakah tim yang dibuat memiliki akses privat atau publik, lalu tambahkan anggota tim.
- Terakhir, pilih standar untuk mengatur siapa saja yang bisa bergabung ke dalam meeting yang diadakan. Teams pun bisa digunakan untuk melakukan kolaborasi atau video conference.
Nah, sudah tahu bukan mengapa virtual office dan pengguna Microsoft 365 membutuhkan Teams? Semoga informasi di atas bermanfaat, ya.