Perlukah Backup di Microsoft 365? Ini Penjelasannya

Sebagian besar orang berpendapat bahwa backup data itu penting, apa pun sistem operasi yang Anda gunakan. Namun, saat Anda menjatuhkan pilihan pada Microsoft 365, perlu tidaknya backup masih jadi perdebatan. Masing-masing pihak memiliki alasan untuk hal tersebut. Meskipun begitu, nyatanya tidak semua pengguna merasa perlu melakukan backup.

Mengapa demikian? Mari simak ulasan selengkapnya di sini.

“Mitos” Soal Microsoft 365

Jangan heran jika Anda menjumpai banyak salah kaprah terkait penggunaan Microsoft 365, terutama terkait soal backup. Bisa dibilang “mitos” yang bertebaran itu berupaya menggiring publik untuk membeli aplikasi tambahan selain buatan Microsoft. Beberapa contoh salah kaprah tersebut adalah:

  • Masa penyimpanan default untuk data yang telah dihapus tidak lama
  • Administrator maupun hacker bisa menghapus data yang telah disimpan
  • Data yang tersimpan di desktop dapat dienkripsi ransomware
  • Tidak ada fitur yang mendukung pemulihan data dengan cepat.

Terkesan masuk akal, tetapi begitu Anda telusuri lebih dalam, argumen yang digunakan kurang kuat. Padahal, Anda cukup mengandalkan kapabilitas Microsoft dalam memberikan perlindungan terhadap informasi dan data yang paling sensitif sekalipun. Dalam hal ini, Anda bisa bergantung pada SharePoint, OneDrive for Business, Exchange Online, dan Teams yang merupakan layanan inti dengan fitur backup di dalamnya.

Kebijakan Retensi yang Menguntungkan

Anda dapat menggunakan kebijakan retensi[1] dalam mengelola data perusahaan. Anda bisa secara proaktif memutuskan apakah akan menyimpan, menghapus, maupun mempertahankan dan menghapus suatu konten di lain waktu. Dengan kebijakan ini, Anda bisa menetapkan pengaturan yang sama di semua layanan penyimpanan Microsoft.

Begitu suatu konten dikenakan pengaturan retensi, konten itu tetap akan berada di lokasi asli. Orang tetap bisa mengerjakan dokumen tersebut tanpa menyadari ada yang berubah. Ketika mereka mengedit atau menghapus konten tersebut, salinan konten akan tersimpan otomatis.

Dapat disimpulkan bahwa kebijakan retensi berbeda dengan backup. Adanya kebijakan ini akan menjamin data yang sudah disimpan tidak dihapus dari cloud service. Di SharePoint dan OneDrive, salinan akan disimpan di library Preservation Hold. Pada Exchange, copy email akan tersimpan dalam folder Recoverable.

Sementara, di Teams dan Yammer Anda bisa menemukan salinan file yang dimaksud dalam hidden folder, yaitu SubstrateHolds yang merupakan subfolder Exchange Recoverable Items. Bisa dilihat bagaimana Microsoft telah melakukan proses backup dalam kendali ketat sehingga pengguna tidak perlu pusing mengkhawatirkan soal backup data miliknya.

Pentingnya Memiliki Kemampuan Memulihkan Data

Fasilitas backup umumnya hadir sepaket dengan layanan pemulihan data. Microsoft sadar akan kebutuhan tersebut. Mereka membekali OneDrive dan SharePoint dengan kemampuan memulihkan file dan library dari versi terakhir sebelum file dihapus. Begitu konfigurasi kebijakan retensi dilakukan, Anda bisa memanfaatkan preservation hold library guna menyimpan data selama yang dibutuhkan.

Sementara, Exchange Online menyediakan beberapa opsi terkait pemulihan item dari kotak email Anda. Sebagian kalangan boleh jadi menganggap cara pemulihan Exchange rumit. Padahal, itu justru memberi Anda lebih banyak solusi di tiap situasi berbeda.

Contoh, jika Anda ingin melakukan pemulihan item ke folder asli, coba langsung arahkan prosesnya ke Outlook Web. Administrator pun punya beberapa cara memulihkan data yang dihapus. Mulai dari pemakaian Search-Mailbox, eDiscovery, sampai interface Exchange Admin Center.

Meskipun demikian, produk backup umumnya hadir dengan single interface guna memulihkan data. Untuk sampai ke sana, Microsoft justru mendorong pengguna untuk lebih dulu melakukan rangkaian upaya pemulihan data pada kasus penghapusan file yang tidak disengaja. Jika benar-benar tidak berhasil, barulah Anda bisa memanfaatkan kemampuan pemulihan data yang dimiliki layanan cloud tersebut.

Siap untuk Kemungkinan Terburuk

Pada akhirnya Anda memang harus bersiap menghadapi skenario terburuk begitu tidak sengaja menghapus atau kehilangan data penting secara mendadak. Bukan karena layanan backup yang ada tidak mampu bekerja maksimal, tetapi ada beberapa histori atau item yang boleh jadi sulit dipulihkan total. Misalnya, percakapan di Teams atau pesan yang terhapus di Yammer.

Maka, ketika Anda berencana melakukan klasifikasi dan melindungi data menggunakan Sensitivity Labels, AIP, atau MIP, penting untuk memahami lebih dulu bagaimana proses backup dan pemulihan data bekerja. Bayangan akan skenario terburuk akan membuat Anda benar-benar cermat memilih layanan backup yang sesuai.

 

Jadi, perlu tidaknya backup kembali bergantung pada kebutuhan perusahaan Anda. Sebagian besar perusahaan kecil dan kelas menengah merasa cukup menggunakan solusi backup yang sudah terintegrasi dalam Microsoft 365. Sementara, perusahaan besar berpikir untuk mengambil layanan tambahan.

Jika Anda belum yakin apakah layanan backup yang terintegrasi sudah cukup melindungi data perusahaan Anda, segera konsultasikan dengan kami di SOLUSI.

 

 

Sumber:

[1] https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/retention?view=o365-worldwide#how-retention-settings-work-with-content-in-place

Posted by / March 24, 2021
Posted in
news