Bekerja secara hybrid merupakan alternatif yang dilakukan perusahaan selama beradaptasi pada era kenormalan baru. Dengan metode tersebut, perusahaan tidak perlu menyediakan ruang kerja yang besar bagi para karyawan. Pasalnya, para karyawan tidak perlu datang ke kantor dan bekerja dari balik meja kerja. Mereka dapat bekerja dari mana saja tanpa perlu berada di satu ruangan kerja seharian.

Begitu pula ketika menghadiri meeting. Para karyawan tidak perlu menghabiskan waktu di jalan menuju lokasi meeting. Meeting kini dapat dilakukan dari depan kamera atau laptop melalui video conference. 

Meski awalnya merupakan bentuk adaptasi dengan situasi pandemi, rupanya para pekerja menginginkan cara kerja hybrid tetap dilanjutkan ketika pandemi nanti berakhir. Selama satu tahun bekerja secara daring, produktivitas dinilai tetap sama, bahkan lebih tinggi bagi banyak karyawan. 

Oleh karena itu, para pemimpin perusahaan sebaiknya menyeimbangkan bekerja secara hybrid, baik secara tatap muka atau virtual, dengan lebih menyenangkan. Penggunaan teknologi yang tepat dapat membantu terciptanya kolaborasi sesama tim. Bahkan, dengan menggunakan platform Microsoft Teams, para karyawan dapat bekerja secara bersama dalam satu waktu dan satu platform. 

Tidak sedikit orang mengira Microsoft Teams merupakan aplikasi video conferencing semata. Padahal, Microsoft Teams menghadirkan lebih banyak solusi untuk berinteraksi dan berkolaborasi secara daring. 

Microsoft Teams memiliki berbagai fitur komunikasi yang terintegrasi dalam satu platform. Pengguna dapat melakukan aktivitas chatting dan mengirim pesan singkat dengan emoji atau graphics interchange format (GIF). Mereka juga dapat menelepon ke sesama pengguna Microsoft Teams atau nomor telepon, melakukan video call yang dilengkapi dengan berbagai virtual background, emoji reaksi, fitur share screen, serta menggunakan whiteboard untuk meeting atau training. 

Untuk pertemuan atau meeting yang melibatkan banyak orang, Microsoft Teams dinilai sebagai pilihan yang tepat. Sebab, platform ini dapat menyatukan dan membuka ruang interaksi hingga 1.000 orang dalam satu ruang meeting virtual yang sama. Sementara untuk acara webinar atau konferensi, perusahaan dapat menggunakan Microsoft Teams versi Live yang bisa diikuti hingga 10.000 orang. 

Microsoft Teams juga memungkinkan pengguna berbagi dan mengerjakan dokumen secara bersamaan. Hal ini akan memudahkan pengguna karena tidak perlu berganti layar saat bekerja. Bahkan, kolaborasi tersebut juga membantu setiap pengguna yang memiliki akses terhadap dokumen untuk membaca atau mengedit dokumen yang sama. Pengguna juga dapat mengelola dokumen secara rapi di fitur “Files”. Dengan demikian, pengguna tidak kesulitan mencari lokasi dokumen versi terakhir yang dimiliki. 

Untuk memaksimalkan metode kerja secara hybrid, Microsoft Teams dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi internal perusahaan dan pihak ketiga yang dapat diunduh secara gratis. Salah satunya adalah aplikasi Approvals pada Microsoft Teams. Approvals di Microsoft Teams merupakan hub untuk mengoordinasikan approval pekerjaan, baik itu proposal, dokumen kesepakatan dengan pihak eksternal, maupun formulir internal. 

Seperti diketahui, mendapatkan approval atau persetujuan dari atasan atau klien menjadi proses kerja yang memakan waktu. Dengan aplikasi tersebut, pengguna cukup memilih “New Approval Request”, menambahkan detail, lalu mengirimkan ke pihak yang memberikan approval. Kemudian, persetujuan dapat diberikan langsung di aplikasi Approvals Microsoft Teams.  

Dengan memaksimalkan fungsi-fungsi Microsoft Teams tersebut, para karyawan dan pemimpin perusahaan dapat bekerja lebih cepat dan efisien. Berkolaborasi dan berinteraksi dengan tim pun menjadi hal yang menyenangkan meski dilakukan secara virtual.

Semakin maraknya hybrid working yang diterapkan oleh banyak perusahaan berimbas kepada semakin banyaknya penggunaan konferensi video untuk melakukan rapat perusahaan. Hal ini terpaksa dilakukan oleh banyak perusahaan untuk tetap menjaga protokol kesehatan agar bisa memutus rantai virus Covid-19. Dalam hybrid working ini orang-orang melakukan pekerjaannya secara bergilir. Ada yang bekerja di kantor, ada yang bekerja di rumah. Dan ada juga yang bekerja di workspace untuk menjaga kenyamanan saat melakukan pekerjaan meskipun sebaiknya hal itu tidak dilakukan. Dalam keadaan seperti ini, rapat terpaksa harus dijalani dalam keadaan hybrid meeting.

Kesulitan yang biasa dialami oleh orang-orang dalam melakukan hybrid meeting adalah menjaga diri untuk tetap fokus. Fokus terbagi bukan karena seseorang sibuk dengan kegiatan lainnya saat rapat. Hal yang membuat seseorang sulit fokus saat rapat adalah tampilan pengguna yang kurang efisien dan kurang teratur. Biasanya, aplikasi pengadaan konferensi video memiliki tampilan pengguna yang monoton. Setiap orang hanya berada di satu bingkai kecil tanpa tampilan yang menarik. Selain itu, apabila rapat dilakukan oleh banyak orang, maka bingkai-bingkai tersebut akan terbagi ke dalam satu halaman yang lain. Jadi, bila harus mendengar seseorang yang berada di halaman lain, maka perlu menggesernya untuk menemukan orang tersebut. Apabila rapat dilaksanakan tanpa menyalakan kamera, kesulitan yang biasanya dialami oleh pengguna adalah tidak mengetahui siapa yang berbicara karena suara di dalam video konferensi tidak terlalu jernih. Dengan begitu orang-orang akan kesulitan menjaga fokusnya.

Permasalah ini sepertinya tidak luput dari perhatian Microsoft Teams. Mengetahui orang-orang kesulitan fokus saat hybrid meeting, Microsoft Teams langsung meluncurkan fitur unik dan menarik yang akan membantu orang-orang akan menjaga fokusnya. Fitur tersebut adalah Together Mode. Pada mode ini orang-orang tidak lagi berada oada sekat-sekat bingkai. Semua orang akan seperti berada pada suatu ruangan yang menyerupai ruangan rapat tanpa adanya sekat pemisah. Masing-masing akan duduk pada bangku yang disediakan. Semua berada pada satu bingkai yang besar sehingga fokus pendengar akan selalu terjaga karena akan selalu memperhatikan wajah pembicara dan juga gesturnya tanpa harus repot-repot mencari halaman si pembicara. Fitur ini juga membantu apabila pembicara atau pendengar menggunakan bahasa isyarat atau non-verbal.

Selain fitur Together Mode, Microsoft Teams juga memiliki fitur-fitur lain yang tentunya akan sangat membantu dan membuat pengalaman pengguna menjadi lebih menyenangkan. Fitur lainnya yang dimaksud adalah tampilan dinamis yang baru. Dengan fitur ini pengguna bisa berbagi konten berdampingan dengan orang lain dalam panggilan video. Lalu ada juga fitur reaksi langsung dengan emoji dan juga filter video, transkrip langsung, gelembung obrolan, dan juga balasan otomatis. Fitur-fitur tersebut tentunya akan sangat membantu ketika rapat sedang berjalan.

Untuk memanfaatkan seluruh fitur tersebut, Anda dapat berlangganan Microsoft 365 dengan menghubungi Solusi melalui tombol berikut atau nomor 021-7201419.

Sejak pandemi Covid-19 melanda, banyak perusahaan harus memutar otak untuk menangani masalah yang terjadi. Dampak dari pandemi ini tidak main-main. Beberapa perusahaan besar sudah mulai tumbang sampai menutup usaha bisnisnya. Perusahaan mencoba mencari jalan keluar agar kegiatan bisnis terus berjalan dan menjaga stabilitas perusahaan dengan tetap menjalankan prosedur kesehatan yang ditetapkan oleh pemerintah, salah satunya adalah menjaga jarak. Solusi yang kemudian dipilih adalah hybrid working.

Bagi beberapa perusahaan, hybrid working dianggap efisien untuk menjaga stabilitas perusahaan. Hybrid Working sendiri memiliki artian bekerja secara kombinasi antara bekerja di kantor (WFO), bekerja di rumah (WFH), maupun bekerja di mana saja (WFA). Dengan begini, perusahaan tetap menjalankan prosedur kesehatan dan menjaga pekerjanya dari virus Covid-19. 

Hybrid Working dinilai menjadi metode yang paling cocok untuk digunakan pada masa pandemi seperti saat ini. Meskipun metode ini memiliki beberapa kekurangan, tapi kekurangan tersebut masih bisa diatasi dengan bantuan teknologi. Salah satu hal yang dirasakan sebagai kekurangan dalam metode hybrid working adalah melakukan rapat.

Pada kondisi normal, semua pekerja akan melakukan rapat secara tatap muka di dalam satu ruangan. Hal ini akan membuat penyampaian materi menjadi lebih jelas dan tepat. Namun, sejak pandemi dimulai, keadaan seperti itu sudah tidak bisa lagi dilaksanakan. Dengan mengusup metode hybrid working, maka jalan keluar sebagai pengganti rapat tatap muka adalah hybrid meeting. 

Konsep hybrid meeting sama seperti konsep hybrid working, yaitu pekerja melakukan rapat secara kombinasi antara WFO, WFH, dan WFA. Perangkat pendukung hybrid meeting ini tentu saja aplikasi konferensi video, seperti Microsoft Teams.

Microsoft Teams sebelumnya memang banyak digunakan oleh banyak perusahaan. Namun, semenjak pandemi, penggunaan Microsoft Teams oleh perusahaan lebih meningkat. Microsoft Teams sejak lama memang memiliki fitur konferensi video yang digunakan untuk melakukan rapat. Saat ini fitur tersebut menjadi lebih laku karena adanya metode hybrid meeting ini. 

Sayang, Microsoft Teams memiliki keterbatasan dalam kapasitas peserta. Microsoft Teams hanya mampu menampung 100 peserta dalam konferensi videonya. Namun, Microsoft Teams melihat adanya kebutuhan yang sangat meningkat sehingga mulai memberikan pembaruan pada fitur konferensi video miliknya yang sebelumnya hanya bisa diikuti 100 peserta dan sekarang menjadi 250 peserta. Bagi perusahaan-perusahaan besar, pembaruan ini tentu sangat membantu mengingat peserta rapat mereka memang tidak pernah sedikit. 

Selain konferensi video, Microsoft Teams juga memiliki fitur-fitur lain yang berguna bagi perusahaan, misalnya ruang obrolan, komunikasi dengan tim kecil atau tim besar, hingga kolaborasi langsung dengan aplikasi Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).

Untuk memanfaatkan seluruh fitur tersebut, Anda dapat berlangganan Microsoft 365 dengan menghubungi Solusi melalui tautan berikut atau nomor 021-7201419.